Le blogGestion des ventes : avantages et inconvénients d'Excel

Un très grand nombre d’entreprises s’appuient principalement sur Excel pour leur gestion des ventes :

• Renseignement des caractéristiques économiques des affaires (montants, dates de signatures, probabilités de signatures).
• Historique des interactions avec les prospects (une cellule par dialogue).
• Calcul de prévisions de ventes…

 
Est-ce bien raisonnable ?

Excel est un logiciel fantastique. Comme je le dis souvent, on peut faire tourner une salle de marché sous Excel ! Et plus prosaïquement, Excel bénéficie de deux avantages certains (non spécifiques à la gestion des ventes) :

1. Il est installé partout. Son utilisation pour la gestion des ventes ne requière donc pas l’achat d’un logiciel supplémentaire; du coup, on a l’impression qu’elle ne coûte rien.

2. Tout le monde maîtrise ses fonctionnalités de base.

 
Il faut pourtant réaliser que pour une équipe commerciale comprenant plus de quatre ou cinq commerciaux, la gestion des ventes sous Excel pose trois problèmes notables :

1. Il est difficile de synchroniser plusieurs fichiers Excel. Il suffit qu’un commercial, dans le fichier qui lui est dédié, efface une ligne ou renseigne la mauvaise cellule par inadvertance pour que la constitution du fichier consolidé de l’équipe devienne pénible, voire dangereuse (ex. perte de données, erreurs non repérées). Je connais beaucoup de PDG ou de directeurs commerciaux fonctionnant sous Excel qui passent une demi journée par semaine à nettoyer et consolider les fichiers de leur équipe…

2. Excel n’est pas pratique pour les équipes commerciales qui fonctionnent « au pipeline », c’est à dire avec des processus de ventes structurés en plusieurs étapes : coupler sous Excel les informations « internes » des affaires suivies (description, caractéristiques économiques) et les informations relatives à la position des affaires dans le pipeline est un vrai casse-tête ergonomique. C’est regrettable, parce que l’analyse « serrée » du pipeline commercial est le moyen le plus simple d’améliorer la fiabilité de ses prévisions de ventes.

3. Enfin, il est difficile de tirer des analyses intégrant la dimension temporelle (ex. évolution quotidienne du pipeline commercial, statistiques) de tous ces fichiers. On a très rapidement besoin de programmer les fonctionnalités désirées en Visual Basic. Ce n’est pas à la portée de tout le monde.

 
L’utilisation d’un logiciel de CRM résout en général le premier problème, pas toujours le second et rarement le troisième. Dans beaucoup d’entreprises, le CRM recueille des données qui sont exportées vers Excel pour analyse ! Cela vaut la peine d’y réfléchir avant d’investir…